CompliKey ou un espace documentaire pour piloter votre conformité ?
Les deux ne font pas le même travail. Votre espace documentaire garde les politiques, procédures et preuves. CompliKey s'appuie dessus pour noter l'audit, produire la déclaration d'applicabilité et suivre les remédiations.
En bref
Un espace documentaire (SharePoint, Google Drive, Notion…) répond à la question « où est le document ? ». CompliKey répond à « quel niveau avons-nous prouvé, et que reste-t-il à faire ? ».
- Vos documents restent où ils sont
- Chaque preuve est un lien, rattaché aux mesures
- L'audit, la DdA et les remédiations vivent dans CompliKey
Ce que fait chacun, point par point
| Sujet | Avec un espace documentaire seul | Avec CompliKey |
|---|---|---|
| Stockage des documents | Sa fonction première : dossiers, versions, droits d'accès, partage | Aucun fichier stocké : chaque preuve est un lien vers votre espace documentaire |
| Lien entre preuve et exigence | Une arborescence et des règles de nommage maison | Chaque preuve est rattachée aux mesures et aux tâches ; une mesure couvre plusieurs exigences |
| Audit interne | Hors de son rôle : grille et notes tenues à part | Notation de 0 à 4 sur preuves, constats qualifiés, rapport exporté en PDF |
| Déclaration d'applicabilité | Un document rédigé et mis à jour à la main | Générée depuis les mêmes données, justifiée, versionnée, exportée en PDF |
| Remédiations | Une liste dans un fichier ou un outil séparé | Chaque constat devient une tâche : responsable, échéance, statut |
| Revue des documents | Les dates de revue sont à suivre vous-même | CompliKey garde le lien, la version et l'échéance de revue de chaque document |
| Niveau de conformité | Aucun niveau calculé | Niveau déclaré, puis confirmé ou corrigé par l'audit : le dernier audit publié fait foi |
| Plusieurs référentiels | Un dossier par norme, des preuves en double | Mesures mutualisées, correspondances traçables entre référentiels |
| Historique | Les versions de chaque fichier | Historique des audits et des niveaux : la revue suivante repart de l'existant |
Quand un espace documentaire suffit
- Vous rassemblez des politiques et procédures, sans audit prévu
- Personne ne vous demande de niveau de conformité ni de déclaration d'applicabilité
- Pas d'actions correctives à suivre dans la durée
Quand ajouter CompliKey
- Un audit interne ou une certification en vue
- Une déclaration d'applicabilité à produire et à tenir à jour
- Plusieurs référentiels ou plusieurs périmètres
- Une direction, des clients ou un auditeur qui demandent des preuves
Gardez votre espace documentaire. Ajoutez la méthode.
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1
Gardez vos documents
Politiques, procédures et preuves restent dans votre espace, avec ses droits et ses versions.
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2
Référencez-les dans CompliKey
Chaque preuve devient un lien rattaché aux mesures et aux tâches concernées.
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3
Pilotez le reste
Audit noté sur preuves, déclaration d'applicabilité versionnée, remédiations et échéances de revue.
Espace documentaire et CompliKey
Faut-il migrer nos documents dans CompliKey ?
Non. Vos documents restent dans votre espace documentaire : CompliKey ne stocke aucun fichier, il référence chaque preuve par un lien.
Quels espaces documentaires peut-on utiliser ?
Les preuves sont référencées par URL : un lien vers un document SharePoint, Google Drive, Notion ou tout autre espace peut servir de preuve. L'accès au document reste géré par votre espace documentaire.
CompliKey lit-il le contenu de nos documents ?
Non. CompliKey conserve le lien, la date et l'échéance de revue ; le contenu des fichiers n'est pas lu.
Et si nous suivons aujourd'hui tout dans un tableur ?
C'est l'autre point de départ fréquent : la comparaison avec Excel détaille ce qui change, point par point.
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